Gestion des immobilisations : soyons collaboratifs !

par | Mai 23, 2015?

Intervenant comme conseil sur les problématiques d’inventaire ou de gestion des actifs auprès des opérateurs de téléphonie, IT-Development prône une gestion des immo. mieux adaptée aux réalités du terrain.

A l’heure où certains parlent déjà de web 3.0, beaucoup d’entreprises ne sont pas encore suffisamment collaboratives. Malgré un niveau important d’investissement, elles continuent de s’appuyer sur des départements cloisonnés pour fournir les informations relatives au statut de leurs immobilisations.

Pour la plupart des opérateurs de téléphonie, il s’agit souvent d’un simple problème de visibilité : le cycle de vie des immobilisations est suivi par la finance dans un outil isolé (Oracle, SAP, IFS) indisponible pour le reste de l’entreprise. En conséquence, les équipes opérationnelles disposent d’une information limitée concernant l’acquisition, le transfert ou le retrait des immobilisations ; on constate une différence de plus de 20% entre la base de données des immobilisations et la réalité sur le terrain. Cette situation génère également une couverture partielle des exigences SOX et IFRS et une impossibilité de suivre les équipements loués ou achetés en leasing. Fournir des informations précises à la comptabilité sur la facturation réclame généralement un traitement manuel des données collectées à partir de systèmes pourtant collaboratifs. Enfin, une activité de réconciliation insuffisante augmente la probabilité d’éléments du réseau non comptabilisés ou mal comptabilisés.

Décloisonner les activités

S’il est compréhensible que la gestion des actifs au sens large soit de la responsabilité du département finance, celui-ci n’est pas le mieux à même d’organiser la gestion des immobilisations sur le plan opérationnel. Ses recettes sont souvent les mêmes : faire appel à l’un des Big Five (ou désormais Fat Four) qui prépare des kilomètres de procédures, dont la plupart sont difficiles à mettre en œuvre, voire inutiles, quand elles ne compliquent pas l’opération elle-même. On a vu par exemple chez un opérateur européen le coordinateur logistique décider, en vertu d’une procédure éditée par la finance, du numéro de série de l’équipement à installer sur site en choisissant le premier disponible dans Oracle Finance. Certes la finance pourra exploiter cette information relativement fiable mais imaginons un instant la « motivation » du personnel de l’entrepôt qui devra vider une palette pour trouver le bon article… Cet exemple montre qu’avec le cloisonnement, ce qui est une solution pour les uns peut être un problème pour les autres.

Si au contraire, les opérationnels mettent en place les procédures de gestion des immobilisations en tenant compte des besoins et contraintes de la finance, l’activité devient plus transparente, plus précise et plus fiable. L’usage de ClickOnSite répond à cette problématique. Il améliore la collaboration entre les départements et les services. Cet outil transverse permet à la finance, à la technique, à la logistique et aux achats de parler le même langage, sans que les actions des uns ne viennent perturber l’activité des autres…

Pour toutes informations sur le module de gestion des immobilisations de ClickOnSite ou sur la mise en place de cette activité au sein de votre opérateur de téléphonie, n’hésitez pas à nous contacter.

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