Romaric est Consultant AMOA et expert BPM chez ITD. Il vous explique aujourd’hui ce qu’est le BPM, et en quoi ces quelques lettres vont révolutionner votre façon de travailler.
Gestion de tâches, de processus, BPM, n’en perdez plus votre latin !
Chez un opérateur télécom, tout technicien ou ingénieur réseau est amené à gérer des projets. Quelle que soit l’ampleur de ces projets, ceux-ci impliquent des actions, des personnes, des décisions, parfois des retours en arrière, et des validations. Plus un projet est long et fastidieux, plus il implique de personnes et d’actions, et plus il sera compliqué d’effectuer un suivi.
L’exemple le plus parlant dans notre domaine d’activité est celui de la gestion du déploiement de sites radio ou transmission. Bon nombre d’opérateurs, qui gèrent plusieurs milliers, voire plusieurs dizaines de milliers de sites télécoms, travaillent sans outil adapté – parfois uniquement avec un tableur Excel. Ainsi, de nombreuses informations sont perdues au sein d’un système inefficace, qui peut coûter cher à l’entreprise.
« Le Business Process Management (ou Gestion des Processus Métiers) est une approche qui permet de penser et de modéliser les processus d’un projet, en identifiant les parties prenantes, les actions nécessaires, les interactions et les points critiques. Non seulement cette approche permet à chaque personne impliquée de savoir quoi faire et quand, mais elle offre aussi un suivi permanent du bon déroulement du projet. Imposer le BPM au sein de son organisation, c’est augmenter considérablement l’efficacité de ses processus car le potentiel d’optimisation sera décuplé. C’est un élément clé qui permet de remplir les objectifs fixés » explique Romaric.
Découvrez ce qu’est le BPM en infographie ici.
Pendant longtemps, chaque entreprise ou organisation modélisait ses processus à sa façon, selon ses propres codes. La BPMI (Business Process Management Initiative) a alors imaginé un système de notation standard, le BPMN.
Le BPMN : une représentation graphique commune, standard et internationale des processus métier
Le Business Process Modelling Notation est un système de représentation international qui définit une notation graphique commune et standard, permettant de modéliser les processus métier. Romaric en est convaincu : « Le premier avantage est que tout le travail en amont de représentation graphique du processus (représentation organisationnelle, des tâches, des flux, des documents, etc.) est déjà fait ! Chaque élément a déjà une représentation graphique et une logique. D’autre part, c’est un langage simple à comprendre par tous, et partout. Il n’y a plus qu’à assembler les pièces du puzzle à sa convenance ! »
Le BPMN vise à combler un déficit de communication qui survient souvent entre le design des processus métier et l’implémentation. Les actions du processus BPMN sont représentées par 4 éléments principaux : les activités, les évènements, les connecteurs et les passerelles. L’exemple ci-dessous représente un processus simplifié d’acquisition de sites réseaux.
Tout d’abord, les différents « corridors » permettent d’identifier rapidement les différents services ou équipes impliquées, ainsi que les tâches qui leur sont affectées.
Les activités (les tâches) sont représentées dans les rectangles à bords arrondis. Les évènements sont signifiés par des ronds, marquant le début et la fin du processus. Les passerelles quant à elles, représentées par des losanges, permettent de donner différents chemins à un processus, selon les possibilités envisagées. Enfin, les connecteurs (les flèches) lient les activités entre elles.
Dans l’exemple ci-dessus, l’équipe radio débutera le processus en définissant une zone de recherche, pour laquelle elle réalisera un document. L’équipe acquisition soumettra des candidats, qui seront validés par la radio. Si le candidat est validé, l’acquisition livrera les documents d’acquisitions et notifiera l’équipe construction de l’acceptation des sites. Le processus est terminé.
Mais le BPMN ne servirait pas à grand chose s’il n’était pas intégré puis rendu exécutable dans ClickOnSite.
« Une fois les processus modélisés en accord avec le client, je n’ai plus qu’à interfacer l’API du modeler avec celle de ClickOnSite. Les workflows sont automatiquement créés et opérationnels au sein de ClickOnSite. Chaque élément du BPMN représente une action, définit des tâches et envoie des alertes aux personnes.
Cela rend nos clients parfaitement flexibles et maîtres de leurs outils : si leurs processus évoluent, les changements peuvent être faits quasi-instantanément, sans faire appel à des développeurs. Tout est très rapide, simple et sécurisé.
Grâce à ClickOnSite, nos clients gagnent énormément de temps sur les tâches administratives et routinières. Ils peuvent se concentrer sur des missions plus importantes. Les équipes impliquées dans le projet sont évidemment plus efficaces, mais elles prendront surtout plus de plaisir à effectuer leur travail quotidien ! ClickOnSite, avec son outil BPMN, va révolutionner votre quotidien et la performance de votre département ! » conclut Romaric.
Parce qu’il est toujours simple de parler et d’affirmer, nous avons pris le parti de démontrer les nombreux atouts de ClickOnSite. Contactez-nous pour une démo gratuite.