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Au début des années 2000, l’objectif principal des opérateurs télécoms était de déployer au plus vite leur réseau, dans un maximum de pays. Parce qu’Excel est disponible sur chaque ordinateur et que l’on sait tous créer un tableau et remplir des lignes, nombre d’opérateurs ont commencé à l’utiliser comme « base de données » pour répertorier leurs sites.

Pourtant, l’outil montre cependant rapidement ses limites. Nous vous en avons sélectionné 11 :

1. Difficulté dans le suivi de l’évolution du projet On peut rajouter des colonnes à l’infini au fur et à mesure que des interactions se produisent, mais cela pose évidemment des problèmes de lisibilité et de cohérence. 2. Il n’y a qu’une seule façon de voir l’information Vous voyez l’information sous forme de tableau, de gauche à droite. Et c’est tout.  3. Impossibilité de manager ou d’examiner comment les données sont liées entre elles  Excel ne permet pas d’associer ou de faire interagir proprement des données ou des catégories de données entre elles. 4. Impossibilité de travailler à plusieurs en même temps sur un même tableau Excel A moins que le document Excel ne soit mis sur le Drive, il n’est pas possible de travailler tous en même temps sur un même tableau Excel.  5. Risques dans l’actualisation des données Quelle est la dernière version mise à jour ? Comment éviter tout risque de perte d’informations ? Ou est rangé ce tableau, et qui en est le propriétaire / responsable? 6. Pas de mise en place de processus possibles Excel n’est pas un outil qui permet de faire du management de projet. Il n’est pas possible de mettre en place des processus et ainsi d’automatiser des tâches, des alertes, des emails…  7. Pas de possibilité de sauvegarde des documents Dans le déploiement et la maintenance de sites, vous avez régulièrement besoin de joindre des fichiers ou des photos à une donnée. Avec Excel, ça n’est pas possible. 8. Perte de temps dans la recherche de données ou de fichier Les opérateurs télécoms gèrent jusqu’à plusieurs dizaines de milliers de sites. Imaginez la longueur de la feuille Excel, et le temps que vous passerez à rechercher une donnée ou un document associé à cette donnée (qui sera forcément classé dans un autre fichier de votre ordinateur). 9. Pas de sécurisation des données Les données peuvent être perdues si elles sont sauvegardées de façon locale ou bien si une personne change par mégarde une formule. 10. Un reporting compliqué L’analyse de données peut prendre beaucoup de temps et être compliquée sur Excel. De plus, vous n’avez pas la possibilité de personnaliser les rapports et statistiques selon l’utilisateur et le métier.  11. Pas de possibilité de différencier les niveaux d’accès aux infos  Alors que sur un logiciel de gestion vous pouvez facilement déterminer les droits d’accès à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, vous ne pourrez pas le faire sur Excel. De plus, si des partenaires externes participent à vos projets, vous ne souhaiterez pas qu’ils puissent avoir accès à votre fichier Excel global, donc vous ne le partagerez pas. Toutes les infos détenues par le partenaire seront à nouveau classées ailleurs et pourront être perdues.

CONCLUSION

Dans des projets aussi longs et complexes que le déploiement et la maintenance de sites, ne pas mettre en place une solution de gestion de base de données et de management de projet peut engendrer une perte de productivité importante et des coûts inutiles.

Un logiciel de gestion télécom apporte une solution à l’ensemble de ces points. S’il représente un investissement plus important qu’Excel, qui est considéré comme « gratuit » car déjà installé sur les ordinateurs, il sera vite rentabilisé par le gain de productivité.

ClickOnSite est un outil qui permet non seulement de gérer vos sites, vos contacts, vos partenaires, vos actifs ou vos documents, mais aussi vos projets plus simplement et plus rapidement. Toutes les informations liées à votre activité seront classées et sécurisées dans un endroit, accessible en quelques clics. Nous nous ferons un plaisir de vous faire une démo gratuite afin que vous puissiez en découvrir tous les bénéfices.